会议策划安排
一、 会场预约
我们将根据您的需要,为您具体分析各种情况作出最完 美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我 们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点 ;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分 会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。二、 负责会场的布局,设备安装调试
我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布 局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要, 为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置; 我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练, 确保会议的顺利进行。三、 印刷材料的设计制作
我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条 龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、 内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生 产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场 或指定位置.四、参会者的接送
我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排
相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人
员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店 ^
五、 参会者的餐饮
我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐
会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等 ;我们将根据参会人员
的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用 餐地点.
六、 参会者业余时间的安排
我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式
我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行 ;我们将
为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择 .
依托我公司强大的信息资源和服务体系,本公司在承办 各种会议方面具有独到的专业优势,我们能够为客户提供 吃、住、行、娱、购一整套完善的会议策划实施方案;从主 题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待 宴请、媒体支持及政府关系协调等等,事无巨细,我们都一 一安排。国际会议的策划
可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工 程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻 近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至 某地参加一次国际觥已属不易。会议中,既要使代表们能开 诚布公,畅所欲言,乂要使会议的高座雄辩中保持一致,善 始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份, 不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大 臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良 的国际影响,使组织者感到尬尴,使代表们感到遗憾。国际 会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到旅游,无不一 一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责, 环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先 预作周密的策划,而是“跟着感觉去走”,走一步看一步, 就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:一、 有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什 么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免 盲目性和随意性,加强时间观念。二、 预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防 止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动 性。三、 对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际 会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计 到各种需要的种类、数虽和出现的时间,预做准备,防患于 未然。国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与 会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内 中的问题,也定会有所裨益。策划国际会议需要注意:
一、 及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和 策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿 阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一 定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划 才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需要留出 讨论、修改和审批的充分时间。二、 全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需 考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选 择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬 或酷暑,就会使用权与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。
智者千虑必有一失, 虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努 力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。三、 订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必 须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检 查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌 握以下两个环节是关键:会议请柬发出的时间;
代表抵达和签到的时间。
会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难 设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定 和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前 准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标 志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并 认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还 是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求 助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、 本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、 报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜 读十年书”,也不妨一试。对策划国际会议的目的和注意事项有了基本了解之后, 我们就可以就策划中经常遇到的问题做进一步探讨。~、会议宗旨
所谓会议宗旨就是指举办某一特定国际会议的目标。对 此,会议的主办者都会准确和简明的语言加以阐明。例如 1981年在墨西哥举行的坎昆首脑会议的主要目的便是: “通过国际元首和政府首脑,对全球谈判和其他讲台上关于国际 经济合作的其他努力,获得认识上的真正一致,并给予积极 的政治推动,以促进全球谈判达成协议。”从这段文字里, 我们至少可以看出三层意思:与会者的层次:国际元首和政府首脑;
目的:促进全球谈判达成协议;
手段:对全球谈判和其他讲台上关于经济合作的其他努 力,获得认识的真正一致,并给予积极的政治推动。被邀请者应当根据会议宗旨决定是否与会、与会的积极 程度以及自己的方针策略。某些会议的宗旨可能有悖于被邀 请者的立场和主张。例如,一些西方人士就不赞成不结盟的 原则,甚至认为不结盟是不道德的行为。持此种态度者便不 会出席讨论以肯定不结盟原则为宗旨的国际会议。如果去 了,也是为了去唱反调。同时,某些国际会议的必发起者也会订立他人难以接受 的会议宗旨使许多人望而却步。
世界上的事情是复杂的。许多时候,公布的会议宗旨不 一定能全部反映发起者的意图。不少国家、机构和人士在举 办国际会议时都有自己另外的不便明讲但并非不正当的目 的--宣传自己,扩大影响,收集信息。这些考虑,如不过分, 不足为奇。因为几乎毫无例外,谁都想通过举办国际会议获 得某种好处。因此,要清楚了解发起者、组织者、赞助者的 背景,以便准确判断,哪些弦外之音属正常做法,哪些是离 弦走板。有的国际会议旨在处理当前的紧迫问题 --日元升值、股
市暴涨、边界冲突、民族纠纷、难民潮、毒品过境等。这种 会议往往引人注目,成为头条新闻。某些会议的主要目的不 在立即解决什么问题,而在于创造和解气氛。会议能把敌对 方面带到会议桌上来,本身便是国际社会的胜利。近年来, 围绕柬埔寨、中东、前南斯拉夫问题而举行的国际会议便是 例证。更多的国际会议,既不是为了解决问题,也不是为了 创造气氛,而是为了实现国际交流,包括学术研讨、人才培 训、业务洽谈等。此种会议往往具有气氛和谐和进行平顺的 特点,其目的不在取得共同的结论,而是重在切磋争鸣。此 外,还有一种为庆祝、纪念某一历史性事件或嘉奖某一突出 贡献而举行的国际会议。这种会议常伴随庆典仪式并同学术 讨论相结合。国际会议的策划者必须明确自己的会议宗旨。这种宗旨 可以反映于文字上,也可以隐蔽于具体做法背后。策划者据 此确定会议的进行方式。二、会议名称
我们每个人都有J个姓名--张三、李四、彼得、约翰。
国际会议成千上万,也各有名称,以示区别。人的姓氏取自 山川树木、飞禽走兽、职业工种、册封官衔。国际会议则可 以得名于:所属国际机构的名称,如联合国大会、国际红十字大会、 各国议会联盟大会、扶轮国际大会;与会国所属的集团,如西方七国首脑会议、世界穆斯林 大会、欧佩克部长级会议、英联邦政府首脑会议;与会国所在的地区,如泛美会议、非洲国家首脑会议、 亚太区域和平会议、欧洲安全和合作会议;举行会议的地点,如旧金山会议、万隆会议、布雷顿森 林会议、达沃斯世界经济论坛;
所属专业或职业,如世界林业会议、联合国海洋法会议、 国际敦煌学术会议、亚洲胸外科医生会议;突出的国际问题,如联合国最不发达国家会议、世界人 口会议、柬埔寨巴黎国际会议、关于裁军问题的特别联大;社会主张或政治运动,如世界反对各族隔离行动大会、 亚非人民团结大会、世界佛教徒大会、国际社会常代表大会。为了使用上的方便,国际会议常用简称。为此,需查核 会议的全称,以确定何所指。如“日内瓦会议”便不计其数。
假若不加以限定,就无法使人对号入座。我国在 50年代中 期就参加过两次日内瓦会议。一次是 1954年关于朝鲜和印支问题的日内瓦会议,另一次是 1955年关于老挝问题的日
内瓦会议。
国际机构召开的常会、例会通常都排以序号,以表明会 议的顺序并便于辨别。例如,第 x届特别联大、第x届不结 盟国家和政府首脑会议、太平洋经济合作会议第 x届国际大会等。除序数外,人们还经常在常会、例会的名称上标明会 议的主题。例如,在“第一届特别联大”前乂冠以“关于巴 勒斯坦问题”的字样,形成意思更为完整的“关于巴勒斯坦问题的第一届特别联大”
国际会议的名称应力求简短、易读、易记。以为把名称 叫得越复杂便函显得越重要的认识是没有根据的。至少从公 关的角度来看是不可取的。举例,称“亚太合作国际会议” 便足矣。如取名“亚太合作国际会议:日、美、中新兴工业 经济及东盟的作用”便嫌繁冗了。三、会议主题
我们写文章时总要定个题名,把文章主要内容画龙点睛 地勾画出来。同样,一次国际会议审议的实质问题也应通过 会议主题概括出来,并尽可能反映时代特征或问题的紧迫 感。确定会议主题,使之精确、简明、有号召力、引人注目, 是要费一番思索的。譬如说,我们要举办一次关于东北亚问 题的国际研讨会。为了使它具有时代气息,人们开始时选用“对东北亚发展前景的瞻望”为主题。嗣后有人建议同 XX
年挂钩以便更有号召力,于是改为“走向 XX年的东北亚”。
但也有人认为不如用“ XX年之交的东北亚”,可把时间跨度 拉大些。乂有人说,用“二十一世纪”比“ XX年” 口号更响 亮。但有人争辨说“二十一世纪”长达白年,时间跨度乂嫌 过长。最后,众人达成协议,采用了众议的“走向二十一世 纪的东北亚”为主题。可见确定一个会议主题有时颇费周折, 需要集思广益。有时,在主题外还另加副题。副题用以进一步补充和说 明主题。例如,联合国亚太经社会北京年会的主题是“区域 经济合作”,但“区域经济合作”的领域很广。为了便于讨 论,乂加上副题“前景、优先事项和政策选择”,使主题范 围集中一些。这就形成了一个“主题 +副题”的程式:“亚太经济社会的区域经济合作:前景、优先事项和政策选择” 同样,上面提到的“走向二十一世纪的东北亚”也可以“经 济和技术合作”等为副题,使讨论更加集中。会议东道国倾向于确定对自己有利的主题,但也应注意 吸纳他人意见,取得多数支持,避免借地主之便强加于人。四、会议的层次
国际会议都有一定的层次。凡是战争、和平、领土、边 界等重大政治问题以及有关商贸、科技、文教等的条约及协 定都需召开政府间会议来讨论。于是产生了按照与会的政府 领导人的身份高低划分的国际会议,如首脑会议、部长级会 议、高级官员会议等。有些问题虽不涉及整个国家利益,但 也须由拥有实力和影响的权威人士来解决。于是有了所长、 行长、董事长、总经理级的国际会议。出席会议的代表可以 携带级别低一点的助于,作为副代表、助理代表、顾问、专 家与会,但他本人的身份必须符合会议的要求。由此可见, 国际会议的层次实际上取决于正代表的身份。这种身份可以 由该代表的官阶、职称反映出来,也可以由其社会声望、政治影响、学术地位、艺术水准面体现。
当然,国际间也有许多平民大众的会议。这些“草根” 级的会议在推动人民间的相互了解、友好、交流也发挥了十 分重要的作用,因此不可因为它们属于 “下层”而受到轻视。
但在等级社会里,论资排辈,以权势取人仍是通行的做法。
习惯难以打破,而属于不同层次的人彼此间也不无隔阂。某 些大人物可能不屑于同下层次的人士或低于自己的人同坐 在一张会议桌上。因身份不同而拒绝与会的事情并不少见。而有些清高的民间人士也不见得愿意同权势者“合谋”。因 此,从实际出发,在国际出发,在国际会议中,划分不同的 层次,予以分别对待,看来是必要的。一般地讲,国际会议都是同一层次的人的聚首。有时与 会者的身份可以稍有差异,但不能相差太远。部长级的会议 须由正、副、助理部长参加。如规定是副部长级的会议,派 去正部长就显示派出国家的特别重视,代表在会议中会备受 尊敬。如派去助理部长,则在排名时次序就要靠后。如派出 低于助理部长的官员为代表就显得异常,可能会受到拒绝或 冷落。外交上颇讲身份、地位、级另U的对等。这种对等观念 也常常反映于国际会议中。所谓层次并不一定指的都是官阶。举行一次银行巨头或 财政部长的国际会议,受重视的程度不亚于国家元首。这些 掌握了国家经济、财政实权的人物住的是总统套间,外出时 警车升道,会见者是总统、议长,讲话是头条新闻。皇未国 戚所受的隆重接待也不能用职位来衡虽。杰出的政治活动 家、知名科学家和文坛巨星的国际性集会也会引起轰动。可 见,与会者的权势和知名度大小也是层次。越是层次高的国际会议,接待规格也越高。为了一次首 脑级的国际会议或是一次有重大影响的国际会议,有的国家 甚至不惜工本,大兴土木,盖起大厦,准备工作也由国家领 导人亲自抓。在财政预算、力虽配备、动员程度上都可看出 规格的不同。在同一层次的会议中,对小国的与会者接待规格也应因 人而异。高层次的人士低规格接待,或低层次人士高规格接 待,都是不妥的。通常对代表团团长和团员,对正式代表和 观察员,对与会者和工作人员,待遇均不同。例如,所在国 领导人可能仅接见代表团团长,会上发言权仅给正式代表, 招待会仅邀请列入代表名单的与会者等。